Politique de confidentialité, protection des données à caractère personnel

Politique de confidentialité et de protection des Données à Caractère Personnel de la ville de Perpignan

Ce document développe et décrit nos principes et nos engagements pour la protection de vos Données à caractère personnel. Il a pour objectif de vous informer sur :

  • Les Données à Caractère Personnel que la ville de Perpignan, ses services collectent et les raisons de cette collecte,
  • La façon dont seront utilisées ces Données à Caractère Personnel,
  • Vos droits en qualité de personne concernée par nos traitements de données.

Cette Politique s’applique à tous les services de la ville de Perpignan quels que soient leurs natures (sites, applications, prestations …)

  • Le Responsable du Traitement de vos données

Le responsable du traitement des données est la Ville de Perpignan représentée par monsieur le Maire de la ville. Les coordonnées de contact sont les suivantes :

  • Comment la ville de Perpignan met en œuvre la protection des Données à Caractère Personnel

La ville de Perpignan s’engage à prendre en compte la protection de vos Données à Caractère Personnel dès la conception des traitements qui sont mis en œuvre et pour les services qui vous sont proposés (Privacy by design

Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice de vos droits, les mesures permettant d’assurer la protection de vos Données à Caractère Personnel sont elles aussi mises en œuvre pour tous les traitements. (Privacy by default).

  • Quelles Données à Caractère Personnel sont traitées par la ville de Perpignan ?

La ville de Perpignan collecte les données nécessaires à la réalisation des services proposés.

Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, la ville de Perpignan, les responsables opérationnels dans les directions vous informeront clairement sur les Données à Caractère Personnel qui sont nécessaires à la réalisation du service et celles qui sont facultatives.

Les Données à Caractère Personnel sont collectées directement auprès de vous et de manière indirecte, pour l’usage des services proposés par la collectivité et ne sont utilisées que pour les usages qui sont ou seront portés à votre connaissance

  • Quels sont les fondements de la légitimité de nos traitements ?

La ville de Perpignan s’appuie sur les bases légitimes suivantes afin de pouvoir traiter les Données à Caractère Personnel :

  • Exécution du contrat

La base légale du traitement des Données à Caractère Personnel de l’usager qui sont collectées dans le but ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat (marché public). À cet égard, l’usager est obligé de fournir les données nécessaires à son exécution. S’il ne fournit pas ces données, éventuellement au prestataire de paiement en ligne, il ne sera pas possible de réaliser les dispositions des services et/ou des conventions et des marchés contractualisés.

  • Obligation légale

Les traitements de vos Données à Caractère Personnel trouvent leur fondement dans l’application d’une règle législative, réglementaire, en lien avec les compétences de la collectivité

  • Gestion des actes d’état civil
  • Gestion des concessions funéraires
  • Gestion du recensement
  • Gestion des doléances dans le contexte de la police du maire en matière d’hygiène et de santé publique
  • Autres
  • Exécution d’une mission d’intérêt public

Les traitements de vos Données à Caractère Personnel trouvent leur fondement dans l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investie la Ville de Perpignan.

  • Police Municipale
  • Autres
  • Consentement

Le fondement des traitements des Données à Caractère Personnel sera le consentement explicite de l’utilisateur, du citoyen. Il pourra s’agir par exemple de :

  • La gestion des inscriptions scolaires sur le portail famille sur le site internet de la ville de Perpignan
  • Autres

Le retrait du consentement des traitements peut s’effectuer à tout moment sous réserve des dispositions règlementaires et en s’adressant au DPO, Cf. ci-après.

  • Intérêt légitime

Les traitements de vos Données à Caractère Personnel peuvent être fondés sur l’intérêt légitime de la ville de Perpignan dans le cas où certains traitements ne ressortent pas de ses missions de service public ou de ses obligations régaliennes, comme :

  • Traitements liés à la communication d’informations dans le cadre d’invitation à des manifestations ou des évènements culturels organisés par la collectivité
  • Autres
  • Comment sont traitées les Données à Caractère Personnel des mineurs ?

Certains services numériques peuvent être utilisés par des mineurs. Dans le cas où un mineur de moins de quinze ans souhaite accéder à ces services, il doit obtenir le consentement de ses parents ou de ses représentants légaux.

  • A qui peuvent être communiquées vos Données à Caractère Personnel ?

Vos données sont susceptibles, dans le contexte des services rendus, d’être transmises :

  • A des services internes de la Commune y compris à des directions qui sont en charge de l’exécution des services souscrits ;
  • A des prestataires externes notamment techniques, y compris des sous-traitants, qui s’engagent alors à se conformer à la législation applicable ;
  • A des partenaires institutionnels ou privés après vous en avoir préalablement informé et vous avoir permis d’exprimer vos choix grâce à une case à cocher ou tout autre forme explicite de consentement ;
  • A des tiers autorisés dans le respect de la réglementation applicable.
  • Vos Données à Caractère Personnel peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union Européenne ?

La ville de Perpignan réalise l’ensemble des traitements de vos Données à Caractère Personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE).

  • Pendant combien de temps la ville de Perpignan conserve vos Données à Caractère Personnel ?

La durée de conservation de vos Données à Caractère Personnel dépend du service souscrit et/ou rendu et des obligations réglementaires afférentes.
La ville de Perpignan s’engage à ne pas conserver vos Données à Caractère Personnel au-delà de la durée nécessaire du service rendu et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.
Le cas échéant, l’information sur la durée vous sera fournie dans le cadre des obligations d’informations liées à la mise en œuvre spécifique de chaque traitement.

  • Vos Données à Caractère Personnel sont-elles protégées ?

La ville de Perpignan s’engage à prendre les mesures necessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Par ailleurs, en cas d’une faille de sécurité affectant vos Données à Caractère Personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), la ville de Perpignan s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données à Caractère Personnel, sous les 72h auprès de la CNIL.

  • Quels sont vos droits sur vos Données à Caractère Personnel ?

Vous disposez à tout moment de la faculté d’exercer auprès de la ville de Perpignan les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de Données à Caractère Personnel :

  • Droit d’accès : vous pouvez avoir communication de vos Données à caractère Personnel faisant l’objet d’un traitement par la ville de Perpignan ;
  • Droit de rectification : vous pouvez mettre à jour vos Données à Caractère Personnel ou les faire rectifier par la ville de Perpignan
  • Droit d’opposition : vous pouvez exprimer votre souhait de ne plus recevoir de communication protocolaire de la part de la ville de Perpignan ou de demander que vos Données à Caractère Personnel ne fassent plus l’objet d’un traitement ;
  • Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos Données à Caractère Personnel ;
  • Droit à la limitation : vous pouvez demander la suspension du traitement de vos Données à Caractère Personnel ;
  • Droit à la portabilité : vous pouvez demander à de la ville de Perpignan de récupérer vos Données à Caractère Personnel afin d’en disposer.

Lors de la souscription d’un service public ou du recueil de vos Données à Caractère Personnel, il vous est indiqué l’adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer votre demande d’exercice de vos droits.
Toute demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité.

 

La ville de Perpignan s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de vos droits dans les meilleurs délais, en tout état de cause dans le respect des délais légaux et dans la mesure où l’exercice de ce droit ne nuit pas à l’exécution du contrat ou au respect des obligations légales et réglementaires.

 

  • Qui est le Délégué à la Protection des Données de la ville de Perpignan ?

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de l’attachement de la ville de perpignan à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel de ses concitoyens.
Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse mail suivante : dpo@mairie-perpignan.com :

Ou à l’adresse postale suivante Monsieur Pascal FIGUERAS, Délégué à la Protection des Données, Mairie de Perpignan, Place de la loge.

Rappel des définitions de base dans le cadre du RGPD.

Un traitement de données personnelles peut être toute opération ou ensemble d'opérations qui portent sur ce type de données. Il peut s'agir de collecte, d'enregistrement, de conservation, d'adaptation … Une simple consultation ou même une suppression est un traitement de données.

Le responsable du traitement est la personne, l’autorité publique, le service ou l'organisme qui détermine les finalités et les moyens de ce traitement de données. Donc, par défaut, c’est le dirigeant de l’entreprise, le dirigeant de la collectivité ou le président de l’association. La rédaction des délégations de pouvoir sera l’un des sujets fondamentaux.

La personne concernée est celui auquel les données appartiennent, une personne physique identifiable.

Pour être en mesure de justifier de la conformité des traitements, le nouveau Règlement apporte une logique radicalement différente : l’accountability.

l’accountability = le responsable du traitement va devoir désormais, par lui-même, créer les éléments qui permettront de vérifier qu’il respecte ses obligations.

On sort d’une logique ou le contrôle est réalisé sous la forme d’une enquête et on bascule dans une logique d’autocontrôle.

On doit à tout moment être à même de présenter une documentation, réalisée en interne, par soi-même et avec un maximum de formalisme.

L’accountability consiste donc à documenter et tenir à jour ce qui permettra, à tout moment, de justifier du respect des obligations qui ressortent du Règlement.

La Privacy by Design. Cela peut être traduit par la protection de la vie privée dès la conception du traitement.
Dans le cadre du RGPD, il s’agit de la protection de la vie privée, au sens français de ce terme ; tel que protégé par la Convention Européenne des Droits de l’Homme*. La vie privée, dont font partie les données personnelles, doit donc être protégée dès la conception des outils technologiques.

La Privacy by default. En français, il vaut mieux éviter une traduction littérale et plutôt comprendre « la sécurité par défaut » des traitements de données personnelles.
Il s’agit pour chaque collecte de permettre systématiquement le plus haut niveau possible de sécurité dans la protection des traitements de données personnelles.

La minimisation. Cela signifie que l’on ne doit utiliser pour les traitements que des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire. Elles ne doivent faire partie du traitement que si elles sont en lien avec la finalité pour laquelle elles sont traitées : si vous voulez souhaiter leur anniversaire à une liste de personnes, vous n’avez pas besoin de connaître leur poids !

Il ne faut collecter que les informations strictement nécessaires, les traiter avec précaution, limiter le nombre de personnes ou organisations qui y auront accès et ne les traiter ou les conserver que pour le temps strictement nécessaire à l’objet du traitement.

L’anonymisation. Cela consiste à supprimer tout caractère identifiant aux données.
Tous les identifiants sont supprimés ou modifiés, rendant impossible toute ré-identification des personnes.

La pseudonymisation. Cela consiste à remplacer un identifiant par un pseudonyme. Cette technique permet une ré-identification.

Droits de la personne concernée

Ci-joint un lien vers la CNIL pour bien appréhender les droits des personnes

https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre3